Сучасні форми організації роботи можуть передбачати, що працівники постійно працюють віддалено чи періодично в офісі. Лекція підкаже, як повідомити про виклик таких працівників та тимчасово відсутніх на роботі з інших причин
Роботодавець повинен довести наказ про виклик у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК), органи СБУ, підрозділи Служби зовнішньої розвідки до відома працівників, яких він стосується, під особистий підпис (п. 47 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язань). та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487;
Насамперед, з’ясуйте, чи зможете до дати, коли потрібно з’явитися до ТЦК, отримати підпис працівників:
- перебувають у відрядженні або відпустці – за датами у наказах про відпустку/відрядження;
- працюють дистанційно або за трудовим договором з нефіксованим робочим часом – у їхніх керівників. Можливо, заплановані наради з особистою присутністю, робота, виконати яку викликали працівника з нефіксованим часом тощо.
Тривалість тимчасової непрацездатності – справа непрогнозована, але можете поцікавитися станом здоров’я працівника і коли він планує вийти на роботу.
Якщо розумієте, що не всіх працівників зможете ознайомити з наказом під підпис, не зволікайте та оповістите працівників дистанційно. Щоб не мати зауважень при перевірці стану військового обліку, оповістить працівників, які виконують роботу дистанційно, надомно, або за трудовим договором з нефіксованим робочим часом, а також працівників, які хворіють, перебувають у відпустках, відрядженнях — способом, визначеним у трудовому договорі ( ч. 3 ст. 29 КЗпП).
Не звертайте уваги на те, що працівники під час хвороби чи відрядження не зможуть прибути до ТЦК. Ваше завдання – сповістити працівників, щоб до вас не було претензій.
Відпустка – не завада прибути до ТЦК. Якщо працівник вирушив до іншого населеного пункту, він сам доводитиме ТЦК, що не мав можливості прибути взагалі/прибути вчасно.
Після повідомлення таким чином, підпису працівника про ознайомлення у наказі не буде. Щоб під час перевірки стану військового обліку мати підтвердження, що зробили все, що від вас залежало, зафіксуйте факт оповіщення:
- актом – якщо дзвонили по телефону працівникові;
- протоколом у довільній формі в одному примірнику — якщо надсилали наказ електронною поштою або месенджером.
У протоколі зафіксуйте такі відомості:
- дата, час та місце, коли склали протокол;
- дата, час та вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
- найменування посади, прізвище та ім’я працівника;
- контактні дані працівника, за якими надіслали документи, номер телефону, адресу електронної пошти тощо;
- короткий зміст надісланих документів;
- підпис, дата, найменування посади, прізвище та ім’я працівника, який направив документи та склав протокол;
- відомості про програми до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).
Процедура оповіщення у зазначених випадках може здатися надто кропіткою та невиправданою з точки зору часу, який доведеться витратити. Проте слід її стримати, адже це гарантує:
- відсутність претензій, які не повідомили працівників про виклик через відсутність особистого підпису в наказі;
- наявність документів, що підтверджують бездоганність вашої роботи. Адже під час перевірки можете не згадати спосіб, яким комунікували із працівником, та не знайти повідомлення у месенджерах чи електронній пошті, щоб пояснити відсутність підпису працівника.