Процедура оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК кропітка, але дотримати її вкрай важливо, аби не наразитися на штраф. Виконати все правильно допоможе ця алгоритм дій від експертів
З метою ведення персонального військового обліку державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації (далі — підприємства) на вимогу територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК), органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки:
оповіщають призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик;
забезпечують їх своєчасне прибуття.
Алгоритм оповіщення визначає пункт 47 Порядку. Вимогу оповістити працівників про виклик ТЦК, органи СБУ, підрозділи Служби зовнішньої розвідки оформлюють розпорядженням.
Форма розпорядження про виклик унормована в додатку:
13 до Порядку — якщо викликають військовозобов’язаних та резервістів;
17 до Положення про підготовку і проведення призову громадян України на строкову військову службу та прийняття призовників на військову службу за контрактом, затвердженого постановою КМУ від 21.03.2002 № 352 — якщо викликають призовника.
Якщо працівник отримав повістку особисто, а підприємство розпорядження не отримувало, жодних заходів з оповіщення, передбачених пунктом 47 Порядку, вживати не потрібно. Якщо розпорядження отримали — дійте за алгоритмом:
- Зареєструйте отримане розпорядження в Журналі реєстрації вхідних документів. Це дуже важливо, особливо якщо розпорядження надійшло із запізненням. Якщо одержали документ наприкінці робочого дня — проставте й час, щоб при перевірці стану військового обліку не мати претензій, що несвоєчасно видали наказ про оповіщення.
- Видайте наказ про оповіщення. Проєкт наказу підготуйте в день, коли отримали розпорядження. Передайте на підпис керівнику підприємства.
УВАГА! Те, що на підприємстві призначили особу, відповідальну за ведення військового обліку, для якої оповіщення про виклик працівників є складовою трудової функції, не позбавляє роботодавця від необхідності видати наказ про оповіщення (лист Міноборони від 03.03.2017 № 116/9/4/2170).
- Доведіть наказ до відома працівників, вручіть повістки. Пункт 47 Порядку вимагає довести наказ до відома працівників, яких він стосується, під особистий підпис. Факт ознайомлення з наказом про оповіщення працівники підтверджують відміткою на наказі.
|
З наказом ознайомлений Законослухняний Олег ЗАКОНОСЛУХНЯНИЙ 21.02.2023 |
Якщо разом із розпорядженням надійшли повістки — вручіть їх працівникам, коли ознайомлюватимете із наказом.
У ситуації, коли працівник відмовляється ставити відмітку про ознайомлення, зачитайте йому наказ у присутності свідків та складіть акт.
Приклад. Фрагмент акта про відмову ознайомитися з наказом про оповіщення
(Прізвище, ім’я, по батькові) відмовився ознайомитися з наказом № 17/аг від 21.02.2023 р. про оповіщення щодо виклику до Дніпровського районного у м. Києві ТЦК та СП. Текст наказу йому зачитано в присутності свідків: (посади, прізвища, ініціали). Про дату та час явки до ТЦК та СП працівника повідомлено.
Найімовірніше працівник, який відмовився проставити відмітку про ознайомлення з наказом, не захоче й отримати повістку (за наявності) та ознайомитися з актом. Зафіксуйте відмову в цьому ж або в окремому акті. Попросіть свідків проставити підписи.
- Надішліть копії наказу та документів, які підтверджують причини відсутності працівників на роботі, до органу, який видав розпорядження
Копію наказу про оповіщення потрібно надіслати до органу, від якого отримали розпорядження про виклик, у триденний строк. Порядок не встановлює спеціального порядку обчислення строків. Тож керуйтеся порядком їх обчислення, притаманним іншим галузям права, наприклад, трудовому чи цивільному. Триденний строк відлічуйте з дня, наступного за днем, коли отримали розпорядження.
Якщо встигаєте ознайомити працівників із наказом у триденний строк, надішліть до ТЦК копію наказу з відмітками працівників про ознайомлення. Порядок не вимагає цього від роботодавця, але так матимете додаткове підтвердження, що належно виконали вимогу щодо оповіщення. Це може стати в пригоді під час перевірки.
Складіть супровідний лист. Наказ — документ без адресної частини, його належить відправляти із супровідним листом (п. 10 гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5). Долучіть до листа документи, які підтверджують відсутність на робочих місцях працівників, щоб обґрунтувати відсутність їх особистого підпису в наказі про оповіщення:
копію наказу — для працівників, які перебувають у відпустці, відрядженні або виконують роботу дистанційно чи з якими уклали трудовий договір із нефіксованим робочим часом;
витяг з е-лікарняного, сформований в електронному кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ, — для працівників, які хворіють.
Надішліть лист з описом вкладення — на підтвердження належного виконання обов’язків з оповіщення. Якщо особисто відвозите лист, потурбуйтеся про відмітку про отримання на другому примірнику листа, що зберігатиметься на підприємстві.
- Проконтролюйте результати оповіщення та явку працівників за викликом
Функцію контролю Порядок покладає на керівників підприємств. Проте це не означає, що потрібні спеціальні заходи контролю чи звітність за кожним випадком оповіщення. Пояснимо чому.
Результати оповіщення керівник підприємства контролює на етапі, коли підписує супровідний лист до ТЦК (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки). Керівник, коли підписує лист, бачить:
кількість призовників, військовозобов’язаних та резервістів у наказі про оповіщення;
кількість працівників, підпис яких отримати неможливо, та копії підтвердних документів, що підтверджують таку неможливість;
підтвердження оповіщення працівників, підпис яких отримати неможливо, у тексті листа.
Тож підпис керівника в листі — підтвердження, що керівник проконтролював результати оповіщення.
Явку за викликом керівник проконтролює:
коли підписуватиме наказ про вихід працівників на роботу після увільнення на час виконання заходів, пов’язаних із виконанням обов’язків із військового обліку;
коли підписуватиме листи щодо неявки працівників за викликом.
Звичайно, форма контролю прямо пов’язана із кількістю призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві. Якщо їх багато, навряд чи керівник підприємства триматиме в пам’яті кожний випадок оповіщення. За такої ситуації доречно обрати форму контролю, прийнятну саме для вашого підприємства, — від звичної доповідної записки до сервісів для управління проєктами (Worksection, Planfix, Asana тощо), аби уникнути створення великої кількості паперових документів.